L'obligatorietat del DL de les publicacions depèn de la seva finalitat de difusió o distribució (en cas de dubte, la direcció de la Biblioteca de Catalunya és qui ho determina).

En canvi, no hi estan obligats els documents que no compleixin els fins de difusió esmentats: documents sobre assumptes interns d'organitzacions adreçats al seu personal, publicacions d’impressió sota demanda, catàlegs comercials, manuals d'instruccions...

Tal com determina la Llei 23/2011, de 29 de juliol, de dipòsit legal, els editors de les obres són els responsables de la tramitació del dipòsit legal (DL); no els impressors.

Per tant, cadascuna de les unitats editores de la UPC (unitats bàsiques, funcionals o altres) ha de demanar el DL de les seves publicacions tal com es detalla a continuació:

Quan un autor s'edita la seva obra sense que intervingui cap editor o impressor (autors-editors), també podrà sol·licitar el número de DL dirigint-se personalment a l'Oficina del dipòsit legal més propera i presentant el DNI i dades certes d’adreça, telèfon i correu electrònic.

Abans de demanar un Dipòsit Legal (DL), les unitats editores de la UPC han de tenir molt present que, tal com estableix la web de l'Oficina de DL:

1. Un cop s'hagi fet la sol·licitud mitjançant el formulari del Servei de Propietat Intel·lectual (SEPI), el sol·licitant rebrà per correu electrònic el número de DL corresponent.
2. A continuació, la unitat editora haurà d'incloure el DL a la publicació, sempre respectant les directrius establertes per l'Oficina de DL:

• En els llibres i en els fullets impresos el número de DL figurarà en el mateix full que l'ISBN, al revers de la portada o a la portadella  (full que precedeix la portada d'un llibre i on sol haver-hi només el títol de l'obra).

• En la premsa diària, anuaris i revistes impreses, el número de DL figurarà a la capçalera de cada exemplar. En les revistes amb portada i format de llibre, figurarà al revers de la portada o a la portadella.

• La resta d'impresos portaran el número de DL en un lloc ben visible.

• Els discs (sonors, CD-ROM, etc.) portaran imprès el número de DL a l'etiqueta o a la part central de la placa i a la coberta de cada disc. Cal que el fabricant del disc faciliti a l'impressor de la bossa o del contenidor el número del DL, en el cas que el fabricant del disc i el del contenidor no siguin el mateix.

• El DL s'ha d'incloure amb aquest format, precedit de les sigles "DL" (sense cap punt). Els diferents toms d'una obra unitària (obra multivolum) tenen el mateix número de DL (encara que tinguin ISBN diferents) seguit, en números romans i entre parèntesis, del número que correspon al volum. 

Un cop editada l'obra amb el Dipòsit Legal  (DL) i abans de la seva distribució o venda, el sol·licitant n'ha de fer arribar diversos exemplars a l'Oficina de DL, la qual cosa garanteix la seva preservació i conservació com a part del patrimoni bibliogràfic i documental.

L'incompliment de la tramesa dels exemplars és objecte de sanció per part de l'Oficina de DL, sanció que haurà d'assumir la unitat de la UPC sol·licitant. Per tant, és molt important tenir present que aquest lliurament d'exemplars és obligat, sigui quin sigui el tipus de publicació (llibre, revista, plànol...), el format (paper, CD...), i/o estigui destinada a la venda o no.

A les publicacions periòdiques (revistes, diaris o anuaris) se'ls assigna un sol número de DL a tota l'obra que s'ha d'imprimir en cadascun dels seus números. No obstant això, tot i que el DL sigui el mateix, caldrà enviar igualment els corresponents 4 exemplars (o 1 còpia en el cas de les e-revistes) de cada número publicat a l'Oficina de DL.

L'anul·lació de l'edició de qualsevol obra (per exemple, el tancament de la publicació d'una revista) s'ha de comunicar a l'Oficina de DL, comunicació que les persones o entitats sol·licitants de la UPC poden fer mitjançant el formulari del Servei de Propietat Intel·lectual (SEPI).

Atès que el Servei de Biblioteques, Publicacions i Arxius disposa d'un servei de missatgeria amb què pot enviar els exemplars a l'Oficina de DL de la Biblioteca de Catalunya, les persones sol·licitants poden enviar-los per correu intern a la següent adreça:

Els exemplars han de ser lliurats abans de dos mesos, comptats a partir de la data de la sol·licitud: