La obligatoriedad del DL de las publicaciones depende de su finalidad de difusión o distribución (en caso de duda, la dirección de la Biblioteca de Cataluña es quien lo determina).

En cambio, no están obligados los documentos que no cumplan los fines de difusión mencionados: documentos sobre asuntos internos de organizaciones dirigidos a su personal, publicaciones de impresión bajo demanda, catálogos comerciales, manuales de instrucciones ...

Tal y como determina la Ley 23 / 2011, de 29 de julio, de depósito legal, Los editores de las obras son los responsables de la tramitación del depósito legal (DL); no los impresores.

Por lo tanto, cada una de las unidades editoras de la UPC (Unidades básicas, funcionales u otros) debe pedir el DL de sus publicaciones tal como se detalla a continuación:

Cuando un autor se edita su obra sin que intervenga ningún editor o impresor (autores-editores), también podrá solicitar el número de DL dirigiéndose personalmente a laOficina del depósito legal más cercana y presentando el DNI y datos ciertos de dirección, teléfono y correo electrónico.

Antes de solicitar un Depósito Legal (DL), las unidades editoras de la UPC deben tener muy presente que, tal como establece la web de la Oficina de DL:

1. Una vez se haya hecho la solicitud mediante el formulario del Servicio de Propiedad Intelectual (SEPI), el solicitante recibirá por correo electrónico el número de DL correspondiente.
2. A continuación, la unidad editora deberá incluir el DL en la publicación, siempre respetando las directrices establecidas por la Oficina de DL:

• En los libros y en los folletos impresos el número de DL figurará en la misma hoja que el ISBN, en el reverso de la portada o en la portadilla (hoja que precede la portada de un libro y donde suele haber sólo el título de la obra).

• En la prensa diaria, anuarios y revistas impresas, el número de DL figurará en la cabecera de cada ejemplar. En las revistas con portada y formato de libro, figurará en el reverso de la portada o en la portadilla.

• El resto de impresos llevarán el número de DL en un lugar bien visible.

• Los discos (sonoros, CD-ROM, etc.) llevarán impreso el número de DL en la etiqueta o en la parte central de la placa y en la cubierta de cada disco. Es necesario que el fabricante del disco facilite al impresor de la bolsa o del contenedor el número del DL, en caso de que el fabricante del disco y el del contenedor no sean lo mismo.

• El DL se incluirá con este formato, precedido de las siglas "DL" (sin punto). Los diferentes tomos de una obra unitaria (obra multivolumen) tienen el mismo número de DL (aunque tengan ISBN diferentes) seguido, en números romanos y entre paréntesis, el número que corresponde al volumen. 

Una vez editada la obra con el Depósito Legal (DL) y antes de su distribución o venta, el solicitante debe hacer llegar varios ejemplares a la Oficina de DL, lo que garantiza su preservación y conservación como parte del patrimonio bibliográfico y documental.

El incumplimiento del envío de los ejemplares es objeto de sanción por parte de la Oficina de DL, sanción que deberá asumir la unidad de la UPC solicitante. Por lo tanto, es muy importante tener presente que esta entrega de ejemplares es obligado, cualquiera que sea el tipo de publicación (libro, revista, plano ...), el formato (papel, CD ...), y / o esté destinada a la venta o no.

En las publicaciones periódicas (revistas, periódicos o anuarios) se les asigna un solo número de DL a toda la obra que se ha de imprimir en cada uno de sus números. Sin embargo, aunque el DL sea el mismo, se deberá enviar igualmente los correspondientes 4 ejemplares (o 1 copia en el caso de las e-revistas) de cada número publicado en la Oficina de DL.

La anulación de la edición de cualquier obra (por ejemplo, el cierre de la publicación de una revista) se comunicará a la Oficina de DL, comunicación que las personas o entidades solicitantes de la UPC pueden hacer mediante el formulario del Servicio de Propiedad Intelectual (SEPI).

Dado que el Servicio de Bibliotecas, Publicaciones y Archivos dispone de un servicio de mensajería con el que puede enviar los ejemplares a la Oficina de DL de la Biblioteca de Cataluña, las personas solicitantes pueden enviar por correo interno a la siguiente dirección:

Los ejemplares serán entregados antes de dos meses, contados a partir de la fecha de la solicitud: