El Depósito Legal es un mecanismo regulado por ley y gestionado por elOficina del Depósito Legal de la Biblioteca de Cataluña que obliga a los editores y autores-editores la entrega de una serie de ejemplares de su producción en la Biblioteca Nacional de Cataluña.
Esta entrega garantiza la difusión y conservación del patrimonio bibliográfico, sonoro, visual, audiovisual y digital de Cataluña
- En el caso de las obras con una cierta difusión, su depósito legal garantiza su consulta y preservación en las bibliotecas nacionales.
- Adicionalmente, en caso de tener que demostrar la autoría de la obra, el registro en el Depósito Legal sería una evidencia más a aportar.
Son objeto de Depósito Legal (DL) las publicaciones de todo tipo y en cualquier soporte producidas en Cataluña con fines de difusión, ya sean de venta o gratuitas. Las segundas y sucesivas ediciones de una obra también requieren el correspondiente DL.
En cambio, no lo son todos aquellos documentos que no cumplan los fines de difusión mencionados. En caso de duda, la dirección de la Biblioteca de Cataluña es quien lo determina.
Documentos objeto de DL | Documentos excluidos de DL |
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A partir del 25 de octubre de 2015, tal como establece el Real Decreto 635 / 2015, se dejó de otorgar número de DL a las publicaciones electrónicas en línea, como los libros o revistas electrónicas, dado que estos recursos ya son capturados por la Biblioteca de Cataluña para garantizar el acceso y conservación permanente [arts. 7, 8 y 10]:
- Los centros de conservación podrán capturar las publicaciones en línea, por lo que los editores o productores deberán facilitar su recolección.
- Si las publicaciones son de acceso restringido, el editor o productor deberá proporcionar las claves de acceso / reproducción, o su transferencia.
- Las obligaciones derivadas del DL no podrán perjudicar los intereses legítimos de los titulares de los derechos de las publicaciones, ni suponer ningún conflicto con la posible explotación comercial de las mismas.
- Los centros de conservación podrán establecer acuerdos de colaboración con aquellas entidades públicas o privadas que dispongan de depósitos en línea considerados como "seguros" a efectos de conservación (según los criterios y requisitos establecidos por los mismos centros de conservación).
A partir de la vigencia de la nueva Ley 23 / 2011, de 29 de julio, de depósito legal, los editores de las obras son los responsables de la tramitación del Depósito Legal (DL), en lugar de los impresores.
Por lo tanto, cada una de las unidades editoras de la UPC (Unidades básicas, funcionales u otros) debe pedir el DL de sus publicaciones tal como se detalla a continuación:
- Hay que tener presente que sólo se puede solicitar el DL de las publicaciones producidas en Cataluña en ejemplares múltiples con fines de difusión.
- Para poder solicitar el DL vía web hace falta un código de solicitante y contraseña que la Oficina de DL de la Biblioteca de Cataluña otorga a cada entidad (según su NIF). Dado que la UPC tiene un único NIF, todas las unidades de la misma comparten el mismo código y contraseña de solicitante.
- Por este motivo, las diversas unidades de la UPC que quieran pedir nuevos dígitos de DL, a medida que los necesiten para sus publicaciones, deberán ponerse en contacto con el Servicio de Propiedad Intelectual (SEPI). En este formulario sólo hay que indicar los datos bibliográficos disponibles de la obra (título, autor, editor, ...) y, si ésta es venal (objeto de compraventa), su futura tirada y precio.
Cuando un autor se edita su obra sin que intervenga ningún editor o impresor (autores-editores), también podrá solicitar el número de DL dirigiéndose personalmente a laOficina del Depósito Legal más cercana y presentando el DNI y datos de contacto.
Antes de solicitar un Depósito Legal (DL), las unidades editoras de la UPC deben tener muy presente que, tal como establece la web delOficina de DL, una vez se haya hecho la solicitud mediante el formulario de contacto, el solicitante recibirá por correo electrónico el número de DL otorgado.
A continuación, la unidad editora deberá incluir el DL en la publicación, siempre respetando las directrices establecidas por la Oficina de DL:
- En los libros y en los folletos impresos el número de DL figurará en la misma hoja que el ISBN, en el reverso de la portada o en la portadilla (hoja que precede la portada de un libro y donde suele haber sólo el título de la obra).
- En la prensa diaria, anuarios y revistas impresas, el número de DL figurará en la cabecera de cada ejemplar. En las revistas con portada y formato de libro, figurará en el reverso de la portada o en la portadilla.
- El resto de impresos llevarán el número de DL en un lugar bien visible.
- Los discos (sonoros, CD-ROM, etc.) llevarán impreso el número de DL en la etiqueta o en la parte central de la placa y en la cubierta de cada disco. Es necesario que el fabricante del disco facilite al impresor de la bolsa o del contenedor el número del DL, en caso de que el fabricante del disco y el del contenedor no sean el mismo.
- El DL se incluirá con este formato, precedido de las siglas "DL" (sin punto)
DL B. 8411-2012
- Los diferentes tomos de una obra unitaria (obra multivolumen) tienen el mismo número de DL (aunque tengan ISBNs diferentes) seguido, en números romanos y entre paréntesis, el número que corresponde al volumen.
DL B (número) -2014 (I)
DL B (número) -2014 (II)
Una vez editada la obra con el Depósito Legal (DL) y antes de su distribución o venta, el solicitante debe hacer llegar a la Oficina de DL varios ejemplares de la misma, lo que garantiza su preservación y conservación como parte del patrimonio bibliográfico y documental.
- El incumplimiento del envío de los ejemplares es objeto de sanción por parte de la Oficina de DL, sanción que deberá asumir la unidad de la UPC solicitante. Por lo tanto, es muy importante tener presente que esta entrega de ejemplares es obligado, cualquiera que sea el tipo de publicación (libro, revista, plano ...), formado de la misma (papel, CD ...), y / o esté destinada a la venta o no.
- Para saber el número exacto de ejemplares a entregar en la Biblioteca de Cataluña, hay que consultar el apartado "Cuántos ejemplares a entregar"de su web.
- En las publicaciones periódicas (revistas, periódicos o anuarios) se les asigna un solo número de DL a toda la obra que se debe imprimir en cada uno de sus números. Sin embargo, aunque el DL sea el mismo, se deberá enviar igualmente los correspondientes 4 ejemplares (o 1 copia en el caso de las e-revistas) de cada número publicado a la Oficina de DL.
La anulación de la edición de cualquier obra (por ejemplo, el cierre de la publicación de una revista) se comunicará a la Oficina de DL, comunicación que las personas o entidades solicitantes de la UPC pueden hacer mediante la direcciónupcupc.edu>.
Dado que el Servicio de Bibliotecas, Publicaciones y Archivos dispone de un servicio de mensajería con el que puede enviar los ejemplares a la Oficina de DL de la Biblioteca de Cataluña, las personas solicitantes pueden enviar por correo interno a la siguiente dirección:
Edificio K2M
Planta S1, Despacho S103-104
CAMPUS NORD
A la atención de Ester Badia
Los ejemplares serán entregados antes de dos meses, contados a partir de la fecha de la solicitud:
- Si después de dos meses de haber solicitado el número de DL la obra no se ha publicado, se tendrá que hacer una nueva solicitud pidiendo una prórroga o comunicar la anulación. La prórroga tendrá un duración definitiva de dos meses más.
- Terminado este plazo, si la oficina correspondiente no recibe ninguna noticia, podrá iniciar una propuesta de sanción que deberá asumir la unidad de la UPC solicitante.